Uma das etapas mais importantes na realização de um evento é realizar a conferência, antecipadamente, de tudo aquilo o que é necessário para fazer o evento acontecer.

Por esse motivo, criamos um checklist que irá te ajudar a conferir todas as informações que devem ser verificadas antes do dia do seu evento!

Você vai conferir as seguintes etapas:

Primeira etapa: atualizar informações no site
Segunda etapa: se comunicar com os participantes
Terceira etapa: definir os detalhes da recepção do evento
Quarta etapa: testar ferramentas de credenciamento
Quinta etapa: preparar os kits que serão distribuídos

Primeira etapa: atualizar informações no site

Local do evento: inserir o endereço do evento é de extrema importância para ajudar o participante a encontrar o local. Você deve fazer isso no Passo 1 (Informações) de configuração do evento.

Programação: a programação do evento deve ser cadastrada no menu Programação > Atividades, disponível no painel do evento. Caso não cadastre a programação no site do evento, você deve informar aos participantes onde poderão encontrá-la.

Critérios para check-in: é importante inserir as regras para credenciamento no site do evento, além de explicar o que os participantes precisam portar em mãos para que possam ter o credenciamento efetivado na recepção do evento.

Segunda etapa: se comunicar com os participantes

Verificar informações de contato no site: é essencial ter um canal de comunicação ativo com os participantes, para esclarecer todas as dúvidas que surjam sobre o evento em tempo hábil.

No site do evento disponibilizamos a opção de contato com o organizador, ao clicar no botão, o participante é direcionado à página de contato onde poderá informar seu nome, e-mail, telefone para contato e o assunto sobre o qual deseja falar. O e-mail de destino deve ser definido no Passo 1 (Informações) de configuração do seu evento.

Veja o tutorial: Como usar a opção de contato disponível no site do seu evento.

#DicaDoity: você também tem a opção de habilitar o Messenger e WhatsApp no site do seu evento, para possibilitar uma experiência ainda mais completa na comunicação com os participantes.
Veja este tutorial!

Ferramenta de Mala Direta: se for necessário enviar um e-mail aos participantes detalhando horários ou alguma mudança de última hora, você pode utilizar a ferramenta de mala direta.

Terceira etapa: definir os detalhes da recepção do evento

Equipe de credenciamento: é importante definir a quantidade de pessoas no credenciamento em relação ao número total de inscritos no evento. Você deve alinhar com a equipe qual será a forma de credenciamento, quem ficará responsável pelas impressões das etiquetas, e quem ficará com a tarefa de editar inscrições ou realizar novas.

Pagamento em mãos: caso no dia do evento tenha vendas presenciais, você deve registrá-los através da ferramenta Pagamento em mãos. Para habilitar essa funcionalidade no evento, você deve entrar em contato com o time comercial pelo e-mail comercial@doity.com.br antes do dia do evento.

Central de atendimento: se o seu evento for disponibilizar serviço de atendimento, é necessário sinalizar bem o local e informar aos participantes a quem devem procurar para pedir informações em caso de dúvidas.

#DicaDoity: se possível, é ideal ter na entrada do evento um local para guardar volumes, além de um mapa ou pessoas que possam ajudar os participantes a se localizarem no espaço do evento.

Quarta etapa: testar ferramentas de credenciamento

Aplicativo para check-in: no credenciamento, é possível utilizar nosso app Doity Organizador para confirmar a chegada do participante no evento. É importante saber como utilizar o aplicativo e realizar o check-in dos participantes para evitar inconvenientes e reduzir as filas.

Impressão das etiquetas: essa etapa pode ser feita antes do evento utilizando uma impressora convencional ou no momento do credenciamento utilizando uma impressora térmica para realizar a impressões das etiquetas e entrega dos crachás.

Atenção: para realizar a impressão de etiquetas individuais, você precisa ter uma impressora térmica ou mais (dependendo da quantidade de participantes do evento) e rolos de etiquetas adesivas. Recomendamos as seguintes dimensões: 62mm x 29mm ou 29mm x 90mm.

#DicaDoity: você deve contar com aparelhos reservas em caso de problemas com os dispositivos utilizados no evento.

Leitor de código de barras: para agilizar a etapa de credenciamento é possível utilizar um leitor de código de barras conectado a um computador/notebook com acesso ao painel do evento.

Quinta etapa: preparar os kits que serão distribuídos

Montar os kits antecipadamente: é importante realizar essa etapa com antecedência para garantir que os kits ficarão prontos antes do dia do evento.

Atenção: caso ocorra distribuição de camisetas é essencial conferir se os tamanhos de cada kit estão de acordo com a opção escolhida pelo participante no momento de inscrição. Se for possível realizar trocas, você deve informar aos participantes onde e como deve ser feito.

Conferir qualidade dos materiais: você deve conferir se está tudo em ordem para evitar queixas dos participantes.

Verificar materiais dos parceiros: caso ocorra distribuição de material dos parceiros do seu evento é importante conferir os kits minuciosamente para que nenhum patrocinador fique de fora!

Pronto, agora você já sabe quais etapas devem ser conferidas antes do dia do seu evento!

Caso tenha alguma outra dúvida, você pode entrar em contato com o nosso time de atendimento através do chat online ou pelo e-mail contato@doity.com.br

Atualizado em: 15/02/2024