Uma das etapas mais importantes na realização de um evento é realizar a conferência, antecipadamente, de tudo aquilo o que é necessário para fazer o evento acontecer.

Por esse motivo, criamos um checklist que irá te ajudar a conferir todas as informações que devem ser verificadas antes de realizar o seu evento online aqui na Doity.

Você vai conferir as seguintes etapas:

Primeira etapa: defina e gerencie a ferramenta de transmissão
Segunda etapa: configure e informe as regras do credenciamento aos participantes
Terceira etapa: envie o link da transmissão do evento
Quarta etapa: disponibilize opções de contato para os participantes

Primeira etapa: defina e gerencie a ferramenta de transmissão

Defina a ferramenta de transmissão

A escolha da ferramenta na qual você vai gerenciar a transmissão é uma das principais decisões na organização de eventos online, então, é fundamental que você não deixe para fazer isso de última hora.

Antes de tomar essa decisão, é importante conhecer as funcionalidades das versões gratuitas e pagas das ferramentas, garantindo que atendem as necessidades do seu evento.

O StreamYard, por exemplo, permite a criação de conferências com compartilhamento de tela, áudio e vídeo, e, no plano gratuito, é possível convidar mais seis pessoas para estarem simultaneamente na transmissão. Além disso, você pode usar o StreamYard integrado à Doity Play, hospedando sua transmissão no Youtube ou na Twitch.

Veja o tutorial: Como usar o StreamYard para transmitir seu evento online.

Atenção: caso você escolha o YouTube para hospedar a transmissão, para incorporar uma live em outra plataforma, nesse caso, a Doity play, é necessário que a sua conta Google tenha sido criada antes de agosto de 2016 ou possua mais de 1000 inscritos no canal, confira as regras aqui. Nos vídeos gravados não tem nenhuma limitação. Mas, se a sua live tiver esse bloqueio, você pode optar pelo Twitch, passo a passo aqui, que também é uma ferramenta gratuita.

Ative e configure a Doity Play

Se você optou por usar o ambiente de transmissão da Doity, a Doity Play, é necessário solicitar a habilitação ao time de atendimento e realizar as configurações no menu Transmissão. O ideal é fazer isso pelo menos 10 dias antes do evento, para dar tempo de testar, explorar as possibilidades da ferramenta e configurá-la corretamente, para evitar inconvenientes no dia do evento.

Veja o tutorial: Guia completo de como usar a Doity Play nos seus eventos online.

Teste a transmissão

Independente da ferramenta que você escolheu para transmitir o evento, é fundamental fazer testes da transmissão ao vivo mais de uma vez, alguns dias antes do evento.

Caso opte por utilizar nosso ambiente de transmissão, é importante entender como configurar a Doity Play e verificar se a incorporação do link com a ferramenta de transmissão foi realizada com sucesso.

Veja o tutorial: Como testar a transmissão na Doity Play.

Instrua o palestrante

É importante que o palestrante entenda como a ferramenta de transmissão funciona. Você pode fazer um vídeo tutorial explicando como acessar a plataforma e apresentar o conteúdo. Além disso, é necessário alertar sobre a necessidade de uma boa conexão de internet, para evitar falhas de compartilhamento durante a apresentação.

Defina um responsável por gerenciar a transmissão

É essencial escolher uma pessoa que esteja familiarizada com a ferramenta que irá hospedar a transmissão para fazer o gerenciamento e ficar responsável pela interação com os participantes, evitando falhas no dia do evento.

Em nosso ambiente de transmissão é possível realizar enquetes, criando perguntas, dando alternativas de respostas e enviando para votação. Também é possível projetar os resultados no ambiente de transmissão. Então, é importante ter tanto alguém gerenciando a ferramenta em que a transmissão foi criada e hospedada como também alguém gerenciando a Doity Play.

Segunda etapa: configure e informe as regras do credenciamento aos participantes

Além de definir e organizar como será o checkin do seu evento online, é fundamental informar no site do evento quais serão as regras de participação avaliadas no evento, para que os participantes saibam com antecedência quais serão os critérios para credenciamento e consequente recebimento do certificado.

Veja o tutorial: Como fazer o credenciamento do seu evento.

Se o seu evento online utilizar o nosso ambiente de transmissão, é necessário configurar a forma como será feita a contabilização de acessos, de tempo de permanência ou quantidade de comentários no evento, para que o credenciamento seja feito de acordo com a regra escolhida.

Veja o tutorial: Como credenciar os participantes e gerar os relatórios na Doity play.

#DicaDoity: você pode usar a ferramenta de mala direta para enviar um comunicado aos participantes sobre como será o credenciamento do evento e que, caso o inscrito não cumpra as regras estabelecidas, não receberá o certificado de participação.

Terceira etapa: envie o link da transmissão do evento

Para evitar que os participantes não consigam acessar a transmissão no dia do evento, é necessário conferir anteriormente se o link da transmissão foi disponibilizado aos inscritos.

Utilizando a Doity Play

O link de acesso ao ambiente de transmissão será enviado no email de confirmação de inscrição. Como o link é enviado logo no email de confirmação de inscrição, o ideal é você solicitar a liberação da ferramenta e configurar a Doity Play antes de iniciar as inscrições.

Caso o participante não encontre o link de acesso ao ambiente de transmissão, você pode informar no site ou enviar uma mala direta com a informação.

Veja o tutorial: Como recuperar o link de acesso ao evento online

Utilizando uma ferramenta de transmissão externa

Caso opte por essa opção, é importante deixar claro em que plataforma ocorrerá a transmissão, disponibilizando o link de acesso aos participantes antes do dia do evento. Pois nesse caso, não fazemos disparos de e-mails com o link, então, você, como organizador do evento, é responsável por enviar aos participantes a forma de acesso.

Se algum participante não recebeu o link, terá que entrar em contato com a organização para saber como será o acesso. Para evitar imprevistos, o link deve ser inserido no menu Transmissão, comunicando por e-mail ou informado no site do evento como será o procedimento para solicitar o link.

Quarta etapa: disponibilize opções de contato para os participantes

Por último, mas não menos importante, é essencial ter um canal de comunicação ativo com os participantes, para esclarecer todas as dúvidas que surjam sobre o evento em tempo hábil.

No site do evento disponibilizamos a opção de contato com o organizador, ao clicar no botão, o participante é direcionado à página de contato onde poderá informar seu nome, e-mail, telefone para contato e o assunto sobre o qual deseja falar. O e-mail de destino deve ser definido no Passo 1 (Informações) de configuração do seu evento.

Veja o tutorial: Como usar a opção de contato disponível no site do seu evento

#DicaDoity: você também tem a opção de habilitar o Messenger e Whatsapp no site do seu evento, para possibilitar uma experiência ainda mais completa na comunicação com os participantes.
Veja este tutorial!

Pronto, agora você já sabe quais etapas devem ser conferidas antes do dia do seu evento aqui na Doity!

Caso tenha alguma outra dúvida, você pode entrar em contato com o nosso time de atendimento através do chat online ou pelo e-mail contato@doity.com.br

Atualizado em: 15/08/2024