Se você vai permitir submissão de trabalhos no seu evento, o primeiro passo é solicitar a habilitação da ferramenta.

Veja o tutorial aqui: Habilitando a ferramenta de Submissão e Avaliação de Trabalhos

Com a ferramenta habilitada, você já pode iniciar as configurações.

| Configurações da etapa de submissão

Criar o formulário de submissão

O primeiro passo é criar o Formulário de Submissão de Trabalhos do seu evento. Para isso, você deve acessar, no painel do seu evento, a opção Trabalhos.

Você será direcionado para a página (imagem abaixo) de configuração de submissão, onde poderá definir o máximo de autores, máximo de trabalhos por autor, máximo de coautores, entre outras informações:



Aqui está a lista completa de configurações disponíveis e suas peculiaridades:

Configurações básicas:

Nome do tipo de submissão: fica a seu critério como será chamado o tipo de submissão. Por exemplo: Submissão de simpósio temático, Submissão de comunicação livre etc.;

Máximo de autores e co-autores por trabalho: com essa opção você pode escolher a quantidade máxima de autores (e co-autores) por trabalho enviado.

Máximo de trabalhos que um autor pode enviar: é o limite de trabalhos que um autor pode submeter no evento;

Máximo de trabalhos que um co-autor pode enviar: é o limite de trabalhos que um co-autor pode submeter no evento;

Atenção: a quantidade de trabalhos enviados por cada autor e co-autor é verificada pelo e-mail cadastrado na hora da submissão. Então, para que não ultrapasse o máximo permitido pelo organizador, esse bloqueio é feito pelo quantidade de trabalhos enviados com o mesmo e-mail.

Permitir submissão apenas para inscritos no evento: ao selecionar Sim nesta função aparecerão 4 opções relacionadas à submissão e inscrição do autor e co-autor. Escolha a que mais faz sentido para seu evento:

Como vincular submissão de trabalhos a um ou mais lotes do evento

Restringir submissão apenas para os lotes: ao habilitar essa opção, você pode vincular a submissão de trabalhos a um ou mais lotes de inscrição. Desta forma, apenas os inscritos nos lotes selecionados conseguirão realizar a submissão no evento:



Observação: essa opção de restrição só ficará disponível caso configure SIM em Permitir submissão apenas de participantes inscritos no evento? (passo anterior acima).



Informações básicas: aqui ficarão as informações gerais para os participantes sobre a submissão;

Regulamento: arquivo com regulamento e detalhes da submissão; Ficará disponível para visualização do aplicante antes de submeter seu trabalho. O regulamento é muito importante para a compreensão do participante sobre o que deve ser pedido para a submissão de seu trabalho;

Template: selecione o arquivo do template dos trabalhos, caso o evento tenha definido um padrão para envio das submissões;

Data de início da submissão;

Data de término da submissão;

Receber e-mail para cada submissão de trabalho.

Arquivos de submissão dos trabalhos: você pode usar esta opção caso queira incluir outros arquivos importantes para a submissão, como mais de um template, modelos de slides, etc.



Primeiro, clique em Adicionar arquivo, depois insira o nome e escolha o arquivo. Para finalizar, vá no final da página e clique em Salvar.

Observação: neste campo são permitidos o envio de PDF, DOC, DOCX (Word), ODT, JPG, PNG e JPEG com até 5mb.

Configurações específicas do formulário de submissão:

Título da página de submissão: o que vai aparecer no título da página de submissões;

Nome do campo de título do trabalho;

Modalidade de submissão: aqui você vai definir como serão enviadas às submissões. Se serão só resumos, só trabalhos ou resumos e trabalhos;

Atenção: caso queira submeter primeiro o resumo e depois o trabalho completo é necessário criar dois modelos de submissão. Lembrando que, será necessário preencher as especificações em cada modelo. Por exemplo, se o primeiro receber somente resumos, selecionar “Só resumo”, se o segundo receber somente trabalhos completos, selecionar “Só trabalho”.

Assim que você configurar e salvar um formulário é só clicar no “+” para adicionar outro, como mostra a imagem:



Certo, mas vamos voltar às configurações do formulário:

Nome do campo de resumo do trabalho;

Nome do campo que contém o arquivo do trabalho;

Contador de palavras/caracteres do resumo: você pode escolher limitar a quantidade de caracteres ou palavras. O autor não poderá adicionar nenhum caractere ou palavra além do limite estabelecido pelo organizador;

Segundo arquivo: nessa opção, você tem a opção de solicitar um segundo arquivo que pode ser enviado com os nomes dos autores, no caso, o trabalho para a publicação dos anais do evento. Caso você queira que seja a arquivo da publicação, deve habilitar. “Será o arquivo disponibilizado nos anais do evento?”;



Modalidade de apresentação: nessa opção, o organizador define quais serão as modalidades de apresentação que o autor pode escolher no momento da submissão. Você pode escolher a melhor modalidade para seu evento como: comunicação oral, pôster, mesa redonda, fórum de lâminas, exposição, vídeos e prêmio;

Ativar escolha de quem será o apresentador: ao ativar essa opção a aba de Apresentação irá aparecer no painel de Trabalhos, assim você poderá gerenciar tudo relacionado à apresentação dos trabalhos. Além da nova aba, aparecerá para o autor o campo obrigatório para ele preencher quem será o apresentador do trabalho. Confira aqui como configurar sua apresentação;



Atenção: se você quiser gerar a aba de Apresentação e emitir certificado para a categoria de apresentador, é fundamental habilitar Sim na opção Ativar escolha quem será o apresentador, para que no ato da submissão, o autor preencha essa informação e você consiga gerenciar a aba de apresentação.

Habilitar campo de seleção da instituição de ensino do autor: ao ativar Sim nessa opção, os autores deverão selecionar a instituição de ensino que pertencem no momento da submissão. Para saber como cadastrar as instituições de ensino confira este conteúdo.



Configurações dos campos do formulários dos trabalhos:

Campos personalizados: você pode criar campos personalizados a fim de obter mais informações sobre o trabalho a ser submetido.

A plataforma já pede, obrigatoriamente, o nome e o e-mail de cada autor e co-autor. Mas, caso você queira obter outras informações sobre o trabalho é necessário criar campos personalizados (ex: Whatsapp do responsável). Podendo também selecionar se será um campo obrigatório e se a informação aparecerá para o avaliador no formulário de avaliação.



Após a configuração do modelo de submissão, você será direcionado para uma nova tela, para fazer as demais configurações. Logo abaixo mostramos os passos seguintes.

Incorporar o box de submissão a um site próprio

Essa opção é específica para você, organizador, que tem um site próprio e quer disponibilizar a submissão dos trabalhos diretamente por lá.

Para fazer isso, primeiramente, você tem que ir para a aba Submissão e clicar no ícone destacado na imagem abaixo, depois é só copiar o código disponibilizado e inserir em sua página.



Importante: a função de usar o box em um site próprio está disponível apenas para o template 2 (modelo de site). Além disso, é necessário que você solicite ao time de atendimento que configure o código do box no seu evento, para que ele funcione corretamente.

Gerenciar áreas temáticas



As áreas temáticas são as categorias ou eixos temáticos em que os trabalhos serão submetidos. É importante saber que, a criação de áreas é obrigatória para o recebimento dos trabalhos, ou seja, a submissão só ficará disponível quando você fizer essa configuração.

Veja o tutorial completo: Criando áreas temáticas

Agora sua área de submissão está pronta e você já pode receber os trabalhos!

Como o autor recebe a confirmação de submissão

Ao realizar a submissão do trabalho, o autor vai receber um e-mail como este:

| Próximas etapas

Configurando a etapa de avaliação dos trabalhos

Configurando a etapa de revisão dos trabalhos

#DicaDoity: Quer saber como permitir submissão de trabalho na modalidade vídeo? Veja o tutorial completo aqui!

Ficou com alguma dúvida? Você pode falar como o nosso time de atendimento pelo chat em nosso site ou pelo e-mail contato@doity.com.br.

Atualizado em: 15/10/2024