O credenciamento é uma das etapas mais importantes da organização de eventos, no entanto, pode ser um desafio para a maioria dos organizadores, especialmente em eventos maiores, onde há grande fluxo de pessoas e muitas informações para serem coletadas.

Além disso, essa etapa pode influenciar diretamente a experiência dos participantes e a imagem que eles têm do evento. Por isso, um credenciamento bem organizado e eficiente pode melhorar a imagem do evento e tornar a experiência dos participantes mais agradável.

Nesse conteúdo, trouxemos algumas dicas para te ajudar a criar e gerenciar o seu evento pensando em todos os detalhes do credenciamento.

Você vai conferir as seguintes etapas:

• Formulário de inscrição
• Compartilhamento de dados
• Emissão de etiquetas
• Utilize um leitor de QR Code e Código de barras
• Aplicativo de check-in
• Credenciamento por lotes de inscrição
• Identificação dos participantes
• Controle de crachás e kits

Formulário de inscrição

Pensar e definir os campos do formulário de inscrição antes de publicar o evento é essencial para não esquecer de solicitar dados importantes aos participantes.

Sobretudo, é importante coletar apenas os dados essenciais para a realização do evento, para que o participante não precise ficar preenchendo vários campos com informações desnecessárias.

Criar um campo personalizado solicitando ao participante que informe o Nome/apelido que ele quer que apareça no crachá (primeiro e segundo nome) vai evitar solicitações de alteração no dia do evento, agilizando o credenciamento.

Observação: os limites de caracteres dos nomes são 36 (completo) e 18 (primeiro e último). Caso esses limites sejam ultrapassados, o nome do inscrito pode aparecer incompleto.

Além disso, você pode criar campos personalizados para que os participantes preencham a Empresa onde trabalham e seu respectivo Cargo, sendo possível incluir essas informações na emissão dos crachás, inserindo esse campo personalizado na etiqueta.

É importante configurar os campos personalizados como obrigatório, para garantir que os campos sejam preenchidos por todos os participantes.

#DicaDoity: o próprio participante pode editar os dados da sua inscrição na Área do Participante. Mas, para essa alteração ser possível, a opção “Não permitir edição na área do participante” deve estar desabilitada nas configurações de cada campo personalizado.

Compartilhamento de dados

Vai compartilhar os dados dos inscritos com terceiros (expositores, patrocinadores, parceiros, etc)? Nesse caso, você deve solicitar autorização de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Então, lembre-se de adicionar o regulamento do evento, permitindo que todos os participantes, obrigatoriamente, aceitem os termos (regras do evento) antes de realizar a inscrição. Dessa forma, os participantes estarão cientes de como suas informações serão utilizadas.

Para solicitar dados sensíveis no formulário de inscrição, você deve criar um campo personalizado, e justificar como serão usadas essas informações na descrição.

Se precisar de ajuda, você pode conferir este conteúdo Como solicitar dados sensíveis ao participante de acordo com a LGPD.

Emissão de etiquetas

Depois de configurar as etiquetas (crachás) você deve realizar testes de impressão com antecedência, além da verificação para locação dos equipamentos necessários.

Caso tenha dúvidas sobre como funciona a emissão de etiquetas clique aqui.

#DicaDoity: sugerimos o uso dos modelos de impressora térmica Brother QL-800, Brother QL-810W ou Brother QL-820NWB. É importante ficar atento ao tipo de conexão de cada uma, para escolher um modelo que atenda a necessidade do seu evento.

Para evitar grande espera nas filas você pode deixar os crachás de algumas categorias já prontos para serem entregues e separados por grupo (expositores, patrocinadores, parceiros, etc).

Pensando nisso, você pode realizar a entrega dos crachás por grupos, para os lotes que terão o credenciamento à parte.

Exemplo: se o stand de um patrocinador tem uma equipe de 5 pessoas, 1 só responsável pode pegar os crachás de todos, para agilizar essa etapa.

Para não esquecer de conferir nenhum detalhe essencial para o sucesso do seu evento, confira nosso conteúdo: Checklist para o seu evento presencial na Doity: o que não pode faltar?

Utilize um leitor de QR Code e Código de barras

Quando estamos organizando um evento de grande porte, realizar o credenciamento manualmente, inserindo o número da inscrição de cada participante ou pesquisando pelo nome, além de exigir um grande time, pode não ser viável por ocupar muito tempo e acabar gerando filas.

Utilizar um leitor de código de barras e/ou QR Code conectado a um notebook com acesso a plataforma vai agilizar bastante essa etapa. O ideal é alugar ou adquirir um dispositivo que leia Qr Code e Código de barras, tanto impressos como diretamente pela tela.

Com o uso do leitor, é possível, ao ler o número de inscrição, credenciar e já enviar a etiqueta individual para a impressora térmica automaticamente, reduzindo o tempo do credenciamento de cada participante.

#DicaDoity: sugerimos o uso deste modelo de leitor de códigos (Exbom LCB-Q200).

Você sabia? Possuímos uma ferramenta para registrar cada entrada e saída do participante. Confira aqui!

Aplicativo de check-in

Você também tem a opção de realizar o credenciamento do evento por meio do nosso aplicativo de check-in, o Doity Produtor. O app traz inúmeras facilidades, mas principalmente a economia de gastos com equipamentos e pessoas para compor a equipe de secretaria.

Você ainda consegue reduzir as filas no credenciamento, já que ele pode ser usado por qualquer pessoa da organização com um celular em mãos (sem precisar de wifi), para confirmar a chegada do participante pela lista de inscritos ou por meio da leitura do código de barras ou QR Code, disponibilizados no comprovante de inscrição. Saiba mais aqui.

#DicaDoity: caso seu evento seja online, utilizando o nosso ambiente de transmissão, a Doity Play, o credenciamento pode ser feito de forma automática. Confira aqui!

Credenciamento por lotes de inscrição

Você pode separar filas para cada tipo de inscrição (lote que o participante está inscrito) na área de credenciamento.

Crie filas para credenciar diferentes lotes como o de Participantes, Expositores, Palestrantes, Grupos, Impressa, etc, vai depender das categorias criadas no seu evento.

Principalmente se o seu evento for de grande porte, essa organização vai impactar na diminuição do tempo de espera do inscrito.

Outra sugestão para eventos com grande número de participantes é realizar um pré-credenciamento, antes do dia do evento. Dessa forma, basta divulgar que os inscritos terão a possibilidade de se credenciar antecipadamente, e não precisarão enfrentar fila no dia do evento.

Identificação dos participantes

A fim de agilizar a identificação e confirmação de presença dos participantes, além de prevenir situações desconfortáveis durante o credenciamento, é ideal evitar o uso de listas manuais durante o evento, registrando todos os participantes, palestrantes, expositores e parceiros na plataforma.

Caso seja necessário, fazemos a adição de vários participantes ao mesmo tempo. Para isso, é necessário que você nos envie uma planilha contendo todos os dados dos usuários que deverão ser inseridos. Para saber mais sobre esse procedimento, você pode entrar em contato com nosso time de atendimento pelo chat ou e-mail contato@doity.com.br

Observação: você também tem a possibilidade de inserir inscritos gratuitamente no seu evento, no menu Inscrições >> Adicionar participante, inserindo um por um.

Controle de crachás e kits

Quando o evento tem mais de um dia de duração, é necessário reforçar com os inscritos a importância de levar o crachá nos demais dias de evento.

Mesmo avisando com antecedência, sabemos que algumas pessoas podem acabar esquecendo. Então, é ideal encomendar crachás extras, pois caso alguém esqueça em casa ou tenha se inscrito de última hora, não ficará sem.

Além disso, também é importante escolher um material de boa qualidade para o crachá, principalmente para eventos que duram mais de um dia. Porque caso o material escolhido seja propenso a rasgar com facilidade, dificilmente ele resistirá ao longo dos dias do evento, resultando na necessidade de fornecer crachás substitutos aos participantes.

Sobre os kits e brindes que serão disponibilizados no momento de credenciamento, também é ideal preparar uma quantidade maior que o total de inscritos. Vale ressaltar a importância de manter um padrão para todos os tipos de inscrição, possibilitando que todos os participantes tenham acesso aos mesmos materiais, para evitar questionamentos.

Observar atentamente esses detalhes terá um impacto positivo na experiência do participante!

Pronto, agora você tem as informações necessárias para otimizar o credenciamento do seu evento!

Caso tenha alguma outra dúvida, você pode entrar em contato com o nosso time de atendimento através do chat online em nosso site ou pelo e-mail contato@doity.com.br

Atualizado em: 26/06/2024