Quando você vai emitir o parecer final dos trabalhos aprovados, pode enviar junto dele a carta de aceite. Para configurá-la, acesse a área de Trabalhos, clique na aba Avaliação e em seguida na opção Configurar carta de aceite, como na tela abaixo:



A configuração da carta é muito simples: basta editar o texto padrão (já te damos um texto modelo para facilitar) e escolher uma imagem de fundo, que normalmente é um papel timbrado com a marca do evento. Você pode também utilizar o modelo de imagem que fica como padrão:



#DicaDoity: muitos organizadores utilizam a carta de aceite também para informar sobre os próximos passos que o autor deve seguir, como por exemplo: informações sobre horário e local de apresentação do trabalho, como fazer a inscrição (nos eventos que só permitem a inscrição após o resultado da submissão), informações sobre a publicação dos anais, entre outras.

Ao clicar em ajuda, será aberta uma caixa de informações sobre as tags que podem ser usadas dentro do certificado, para a customização.



Como se pode ver na imagem abaixo, além das informações sobre o evento, também é possível acrescentar tags personalizadas, dos dados preenchidos nos campos do formulário de submissão.



Após a configuração, a carta de aceite do seu evento ficará conforme a tela abaixo, onde poderá liberá-la através da opção Liberar Carta de aceite.



Atenção: quando clicar em Liberar Carta de aceite, significa que ela está configurada e pronta para ser enviada. Mas, para que ela chegue no email dos autores, você precisa enviar individualmente (por trabalho).

Após a liberação da carta, basta acessar a aba de Avaliação (ou Revisão) para atribuir o parecer final dos trabalhos. Ao acessar a opção de atribuir o parecer final, é mostrada a seguinte tela:



Após o envio, o autor que teve seu trabalho aceito, recebe um e-mail com as informações do trabalho, o parecer final e a carta de aceite. A carta é enviada apenas para os trabalhos que recebem o parecer de Aceito

Importante: Se você enviar a carta junto ao parecer final, o autor e os coautores recebem a carta no mesmo email do resultado, mas se você enviar a carta separadamente, depois do parecer, apenas o autor receberá o email da carta de aceite.

Caso você queira enviar a carta separadamente, depois de emitir o parecer (sem optar pelo envio da carta), ainda na aba Resultados, vá em Ações e clique no ícone Reticências >> Enviar carta de aceite:

Como o autor recebe a carta de aceite

Ao realizar o disparo da carta de aceite, o autor vai receber um e-mail como este:



Ao clicar no botão Carta de Aceite o autor será direcionado para realizar o download da carta.

Agora você já sabe como configurar a carta de aceite, mas se está com alguma dúvida sobre o processo de submissão, temos uns conteúdos bem esclarecedores sobre o assunto aqui no nosso blog. Dá uma olhada! ;)

Ficou alguma dúvida? Entre em contato conosco através do chat ou pelo e-mail contato@doity.com.br.

Atualizado em: 10/09/2024